Vezetői Eredményességi Módszer Jegyzetek - Dr. Thomas Gordon munkái segítségével összeállítva, (kb. 4 db A4-es lap terjedelmű)
A lentebb olvasható összeállítás az eredeti szövegek kulcsmondataiból áll. Lehagytam a kevésbé sikeres módszerek elemzését, az bemutatott módszerek indoklását, a példákat, az értelmező magyarázatokat, az alkalmazás hatásainak taglalását.
Ám e jegyzet a lényeget kiemelve és megtartva hasznos útmutató és gondolatkeltő lehet egy eredményesebb viselkedés elsajátításához. Bízz magadban!
Bevezető gondolatok
A tele pohár szabálya: a vezető akkor képes adni másoknak (megengedni, hogy “a poharából igyanak”) ha az ő pohara nem üres. Elengedhetetlen, hogy a megtalálja a módját a folyamatos utántöltésnek.
Maslow piramis:
- Önmegvalósítás – szellemi kiteljesedés
- Megbecsülés - siker
- Elfogadás - társak
- Biztonság – élhető környezet
- Megélhetés – testi igények
Kéttényezős motiváció elve (Frederick Herzberg): egy munkacsoport környezetében működő bizonyos tényezők (rossz munkatársi kapcsolatok, rossz vállalati politika) akadályként hatnak az igények kielégítésében, más tényezők viszont (előmenetel, elismerés) a szükségletekre válaszolnak, és “igénykielégítőkké”, rásegítővé válnak. Pusztán az akadályok hiánya nem okoz elégedettséget, csak az igénykielégítők megléte okoza a “minden rendben” érzését.
A legalapvetőbb azonban az, hogy a dolgozók elégedettsége és ösztönzése szinte maradéktalanul létrejön, ha maga a munka jutalom-jellegűen kielégítő. Vagyis felelősséggel jár, és lehetőséget ad fejlődésre,….
Myers szerint a vezetőnek elsősorban két dologhoz kell értenie: a konkrét feladathoz (a munka tervezése, megszervezése), és az emberi kapcsolatokhoz(az igények megértése és kezelése).
Kollektív bölcsesség – “több szem többet lát”
Részvétel elve: aki részt vesz az érdemi döntéshozásban, az nem fogja becsmérelni azt, támogatja a megvalósítást.
A problémamegoldás folyamata:
- A probléma azonosítása, meghatározása
- Alternatív megoldások kidolgozása
- Az alternatív megoldások értékelése
- Döntéshozatal
- A döntés végrehajtása
- A megoldás figyelemmel kísérése és utólagos értékelése
Ne oldd meg a problémákat: arról gondoskodj, hogy megoldódjanak!
Meghallgatás készsége
Segítő megnyilvánulások:
- Ajtónyitogatók (tudok segíteni? El akarod mondani?)
- Passzív meghallgatás (biztató figyelés)
- Elfogadó visszajelzések (figyelemjelzése: értem, bólintás…)
- Értő figyelem (jelzi az elfogadást, a probléma megértésben, feldolgozásban segíteni)
A figyelés akkor eredményes, ha:
BENYOMÁS = MEGNYILVÁNULÁS
Ezt gyakori visszacsatolással ellenőrizni kell.
A felelősség maradjon a problémagazdánál.
Kerülendő közléssorompók:
- Utasítás, irányítás
- Figyelmeztetés, fenyegetés
- Prédikálás, nyomásgyakorlás
- Tanácsadás, elmélkedés
- Rábeszélés, kioktatás
- Hibáztatás, helytelenítés, ítélkezés
- Dicséret, egyetértés, hízelgés
- Gúnyolás, megszégyenítés
- Biztatás, vigasztalás, bagatellizálás
- Faggatózás, elemzés
- Figyelemelterelés, tréfálkozás
Az értő figyelem mindennapos használata
Az érzésektől nem kel tartani, az érzések tapasztalás nem egészségtelen, az elnyomása az. Az érzésnyilvánítás a bizalom jele, azokat fogadni kell, negatív jelzésnél bátorítani kell az embereket arra, hogy eljussanak a háttérben húzódó, megoldható problémákhoz.
Az érzések mulandók.
A problémák olyanok, mint a hagyma: rétegesek.
Az emberek rokonszenvesebbek, mint gondolnánk.
Ha az indulatok magasra csapnak, az értő figyelemnél nincs jobb eszköz, ami eljuttatná az érintetteket arra a pontra, ahol “úgy érzik valóban meghallgatták őket”.
Ezzel segítjük a munkatársak személyes fejlődését.
Tanítás: sokkal eredményesebb a tanítás, amikor a tanuló aktív résztvevő a folyamatban. Addig tanítsunk, amíg a hallgató “befogadó” állapotban van, az információkra koncentrál.
Igényeink kielégítése
Küldjünk én-üzenetet!
Részei: Viselkedés: az általunk el nem fogadható viselkedés leírása + érzések őszinte kifejezése + következmények: a jelen viselkedésből fakadó konkrét, ránk háruló következmények.
Az érzékeltetés után kezdjünk problémamegoldásba!
A beosztottakkal való konfrontáció, majd közös feladatmegoldás egyszerűbb, sokkal közvetlenebb és őszintébb, mint megpróbálni “felfedezni” az embereket, azért, hogy könnyebben terelhessük őket az általunk javasolt megoldás irányába.
A hatékony vezetői csoport - a megbeszélések
Mindenki tagja, aki közvetlen irányításunk alá tartozik, mindenkinek lehetőséget kell biztosítani a részvételre.
Legyenek helyettesek, ügyektől függően meghívottak. Nagy létszám esetén képviseleti formát válasszunk.
Az első gyűléseken a vezetők legyenek háttérben (facilitálás), a csoport érezze a felelősségét és szabadságát. Később viselkedjünk egyenrangúként, ne használjuk hatalmunkat, csak hatáskörünket.
A felmerült problémák eredménykategóriái: Megoldják; továbbvizsgáltatják; döntési alternatívákat készíttetnek; későbbre ütemezik, visszavonják, átértelmezik.
Az alkalmazottakat szóban tájékoztassuk a megbeszélések lényeges, rájuk háruló, őket érintő döntéseiről, kiadott feladatairól.
Az értekezletek fajtái, illetve lehetséges elemei:
- Tájékoztató (beszámoló, a probléma oldás máskorra halasztandó)
- Problémát azonosító: felvezetés, majd akár cetliző felvetések, tisztázás : feszültségoldó
- Ötletgyűjtő: cél meghatározás, ötletroham, pergő, mennyiség gyűjtése: izgalmas, szórakoztató
- Értékelő és döntéshozó: törekedjünk mindenki által elfogadható megoldásokra, több szintről, szakirányból legyenek, de ne sok ember (max. 12-15).
- Végrehajtásról szóló: egyértelmű legyen a felelősség, határidő, minőség
- Rendszeresen megtartott, problémamegoldó, nyomonkövető: amit nem látunk, tisztázó, útmutató.
Irányelvek az értekezletekhez:
- Gyakoriság: jó ha rendszeres, fix időben, de a megbeszélendők mennyiségétől függ, akár vezető nélkül;
- Időtartam: előtte fixálni, két óránál ne legyen hosszabb egyvégtében;
- Prioritás: Fontos a szervezet integritása miatt, a résztvevők helyettesítése, szabadideje megoldandó; ha valaki nem tud jönni, küldjön helyettest;
- Helyszín: nyugodt, szeparált, kényelmes, bemutató felület, mindenki lássa egymást, ne legyen főhely.
- Emlékeztető: jegyezzük fel a döntéseket, megoldások konkrétumait, kiutalt/halasztott problémákat; mindenki érintett beletekinthet, és kapjon.
- Előzetesen csináljon a csoport napirendet a felkészüléshez, az értekezlet elején módosítható, fontossági sorrend figyelembevételével
- Rugalmasan hozzá lehessen szólni, a csoport maga alakítsa szabályait
- Témák: amik együttműködéssel oldhatók meg jól. Az egyéni hatáskörbe tartozókkal ne foglalkozzunk. Az előterjesztő mondja meg, mit vár a csoporttól: döntést, javaslatokat a döntéséhez, külső kontrollt.
- Lehetőleg konszenzussal, ne maradjanak ellenérdekeltek. Próbaszavazás lehet a véleményekről. A végső döntéssel csoportot, személyt meg lehet bízni.
- A csoporton belül történtek csak megegyezéssel adhatók tovább a jegyzőkönyvnél részletesebben.
- A csoport eredményességét értékelik.
Konfliktusok
Másokra figyeléssel, őszinte megnyilvánulásokkal az érzelmi bombákat, nehéz helyzeteket el lehet kerülni.
Hatalmi szemlélet hátrányai: idő és energia a döntések betartatására; fegyelmezés durvasága; elmagányosodás; stressz; csökkenő befolyás=engedelmesség;
Konfliktusok megoldásának módszerei:
- Én győzök, te veszítesz Önérvényesítés, tekintélyelvű döntés hátrányai:
nem mondanak gondokat, talpnyalás, behódolás, rivalizálás, ellenszegülés, szövetkezés, visszahúzódás - Te győzöl, és veszítek: Engedékenység, lassez-faire vezetés hátrányai:
bagatellizálás, hatalmi űr és harc, szétzüllés - Asszertív, nincs vesztes módszer
Asszertív konfliktusmegoldás
Célja: a résztvevők (vezető és alkalmazottak) kölcsönös igény-kielégítése megtörténhessen.
Eszközei: értő figyelem, világos és őszinte én üzenet, a másik igényeinek tiszteletben tartása, bizalom, új adatok iránti nyitottság, állhatatosság, bizalom a sikerben, a rossz megoldások következetes elutasítása, hatalmi döntés kerülése
A problémamegoldás folyamatán haladjunk végig!
Előnyei:
- A résztvevők elkötelezettek, érdekeltek a döntés megvalósításában
- A partnerek jól tájékozottak lesznek, mernek kezdeményezni
- Minőségi, széles látókörű, előremutató döntések
- A munkatársak közötti jó viszony
- Gyorsabban lezáródó, megoldott ügyek
- Nem kell motiválni a részvevőket
Nehézségei:
- Készen állunk-e a nyílt és őszinte kapcsolatokra, az őszinte kommunikációra?
- Az elfogadható megoldást néha türelmesen kell keresni, válasszuk a legjobb elérhetőt.
- Az illetékességek tisztán látása, ne foglalkozzunk “valaki” normális munkájával.
- Mikor kell valamely szabályt módosítani, mi a kívánt állapot?
- Csoportügyben csak egyetértés esetén vehetjük át az egyszemélyes döntést.
- Csoportban bárki felvetheti a fenntartását, javaslatát, a döntés legyen mindenkinek elfogadható.
- Nem kell mindent csoportban dönteni, a szakmai, apró, rutin ügyeket kiutalhatjuk
- Ha a megállapodást nem tartja(ák) tiszteletben: én üzenettel szembesítünk, emlékeztetünk, csoporthoz visszük
- Kik az érintettek az ügyben: problémában, információkkal és végrehajtásban?
- Egyirányú út: magasabb szintű kommunikációt a partnereink a továbbiakban igénylik.
Ha döntőbírónak kérnek fel egy ügyben:
- Ha nem vagyunk illetékesek, közöljük, ha tudunk javasoljunk mást
- Hallgassuk meg a panaszost, így lehet hogy önállóan meg tudja oldani, “ügy” nélkül
- Kérjük forduljon a másik félhez, jelezze problémáját én-üzenetekkel, kezdjen problémamegoldó folyamatba
- Ha szükséges, kérjük föl a másikat a panaszossal való megbeszélésre.
- HA ez nem megy, mondjuk hogy csak együttes jelenlétükben lehet lezárni, támogassuk a problémamegoldó párbeszédüket
- Esetleg közvetítsünk, de ez így már súlyos, szervezetet veszélyeztető eset!
Problémamegoldás nagy csoportoknál
Le-fel, le-fel módszer: ha van egy jelentős, széleskörű problémánk
- Le: Probléma szétkürtölése
- Fel: Javaslatok, tapasztalatok gyűjtése
- Le: kidolgozott alternatívák ismertetése
- Fel: Véleményezett, kiválasztott alternatíva
Értékelő bizottság módszer: általános, összetett problémáknál
Egész szervezetet bevonó ötletelő megbeszéléseken javaslatokat gyűjtünk
Értékelő csoportot gyűjtünk a sokszínűséget szakmailag és szervezetileg szem előtt tartva, akik feldolgozzák az ötleteket: bevezetendő, elutasított, további részletezés = átdolgozás
Japán módszer: Ha valakinek van egy jó ötlete, azt megvitatja minden érintettel a szintjén, így módosítgatva, finomítva azt, majd feljebb terjeszti, ahol ismét megvitatják az ottani fórumokon, míg az illetékeshez is eljut a legjobbnak talált verzió.
Teljesítményértékelés
Időszakos személyes megbeszéléssel valósítjuk meg.
A beosztott előzetesen gyűjtse össze munkafeladatait: pozitívan megfogalmazott, előremutató szervezet valamely funkciójának megfelelő, mérhető feladat.
Kölcsönösen állapodjunk meg a feladatokról.
Mérhető jellemzőket találjunk a feladatok elvégzésével kapcsolatban, ezeknél állítsunk mércét.
Meghatározhatunk bővülő és statikus területeket a feladatoknál.
Segítsünk a visszajelzések biztosításában, munkafeladattal való problémában a továbbiakban segítsünk.